Pdf-formatet är standard för många sorters viktiga dokument, från manualer och bruksanvisningar till kontrakt, fakturor och kvitton. Ofta används det för att bevara något, till exempel ett skannat dokument. Andra gånger kan det vara något som är tänkt att skrivas ut och fyllas i, som en ansökningsblankett.

Oavsett vilken typ av pdf det handlar om kan du behöva redigera dokumentet. Med rätt program går det i vissa fall att redigera själva innehållet, till exempel rätta ett stavfel, men det är betydligt vanligare att du behöver fylla i, skriva under eller kommentera. Du kan också behöva slå ihop flera olika pdf:er eller ta bort enstaka sidor eller hela sektioner ur ett dokument.

För nästan all vanlig pdf-redigering har Macen ett inbyggt program som fungerar väldigt bra, och när det inte räcker finns det flera tredjepartsprogram som kan hjälpa till.

Förträffliga Förhandsvisning

Förhandsvisning är ett av programmen som har följt med Mac OS sedan det hette Mac OS X Public Beta. Ända sedan dess har det varit standardprogrammet för att öppna bilder och pdf:er. Du kan visserligen installera Adobes ”officiella” Acrobat Reader, men det är sällan ett behov och faktum är att Förhandsvisning är både lättare att jobba med och på vissa punkter mer kompetent.

Programmet kan göra följande med pdf:er:

  • Ta bort och infoga sidor.
  • Ändra ordning på sidor.
  • Lägga till bokmärken så du hittar snabbare.
  • Kommentera.
  • Märka med olika färger.
  • Skriva in ny text och rita ovanpå innehållet.
  • Signera.

Det räcker väldigt långt, men det finns ändå några saker det inte mäktar med. Du kan inte redigera vissa skyddade filer som har skapats med Adobe Acrobat. Det kan till exempel vara en myndighetsblankett där du ska fylla i belopp någonstans och blanketten automatiskt beräknar något utifrån beloppet.

Du behöver också Acrobat Reader DC för digitala signaturer med kryptografiska certifikat, och för att redigera själva innehållet i en pdf behöver du Adobe Acrobat DC eller ett tredjepartsprogram som PDF Pen eller PDF Expert. Alla dessa är betalprogram om du ska komma åt de avancerade funktionerna, som att göra ändringar i text eller byta ut bilder. Om det inte känns värt det kan det enklaste vara att kopiera innehållet till ett annat program och skapa ett nytt dokument.

Bläddra och läs

När du dubbelklickar på en pdf-fil i Macen öppnas den automatiskt i Förhandsvisning med första sidan uppslagen. Om du stänger den och senare öppnar den igen kommer programmet ihåg på vilken sida du var.

Du kan bläddra mellan sidorna genom att skrolla med mus, styrplatta eller skrollraden till höger i fönstret, men det finns mycket mer effektiva sätt att navigera om du inte bara ska läsa en lång text från början till slut.

Innehåll

Längst upp till vänster i fönstret ser du en liten fönstersymbol. Där kan du ställa in visningsläget, och det finns fem alternativ: Endast innehåll, Miniatyrer, Innehållsförteckning, Markeringar och anteckningar samt Kontaktkarta. Det finns också alternativ för hur sidorna ska visas – kontinuerlig rullning, en sida eller dubbelsidigt.

Endast innehåll innebär att du bara ser själva innehållet och ingen sidospalt. Miniatyrer visar tumnaglar av varje sida i en lång lista i en panel till vänster. Du kan klicka på en sida du vill hoppa direkt till. Innehållsförteckning fungerar inte i alla pdf-filer men ger ett mycket enkelt sätt att navigera och hitta rätt i dem det funkar i.

Markeringar och anteckningar använder du om du börjar stryka under text och lägga till anteckningar på olika sidor i ett dokument. Då syns dessa i vänsterspalten och du kan hitta en viss anteckning eller markering du är ute efter genom att klicka på den. Kontaktkartan, slutligen, ger en överblick över hela dokumentet med små förhandsvisningar av varje sida som du kan zooma in på för att titta närmare.

Skrollningsalternativen bestämmer hur programmet ska växla mellan sidor. Med kontinuerlig rullning kan du bara skrolla nedåt eller uppåt och se efterföljande sida rulla fram. Ett litet avbrott separerar varje sida. Med en sida eller dubbelsidig skrollning hoppar programmet direkt till nästa sida när du skrollar, och du kan alltså inte se halva sidor. Dubbelsidigt fungerar bra på större skärmar, men även enkelsidigt kräver egentligen en hyfsat stor skärm för att inte texten ska bli väldigt liten.

Om du vet exakt vilken sida du ska till kan du öppna -menyn och välja alternativet Gå till sidan... Skriv in sidnumret, tryck retur och vips är du där. Kortkommandot alt-cmd-g är värt att lägga på minnet.

Förhandsvisning har även stöd för bokmärken. När du är på en sida du vill hitta tillbaka till kan du välja menyn Bokmärken Lägg till bokmärke och ge det nya bokmärket ett namn. För att öppna ett bokmärke öppnar du samma meny och väljer bokmärket från listan.

Lägg till och stuva om sidor

Ett problem du kanske har stött på är att du har flera pdf-filer som du vill kombinera till en, eller enskilda sidor från ett dokument du vill lägga till i ett annat. Detta är enkelt med Förhandsvisning.

För att slå samman två dokument öppnar du det ena och visar Miniatyrer. Dra sedan det andra dokumentet från Finder direkt till listan med miniatyrer och släpp så läggs hela dokumentet till. Du kan välja var sidorna ska placeras – dra in filen längst upp i listan för att lägga till det andra dokumentet i början, någonstans mellan ett par sidor för att lägga till just där, eller allra sist i listan för att lägga dokument två direkt efter alla sidorna i det öppna dokumentet.

Om du i stället vill ha några enskilda sidor kan du öppna båda och visa miniatyrerna. Markera sedan de sidor du vill flytta över (genom att hålla nere cmd-tangenten och trycka på en sida i taget), och dra hela knippet dit du vill ha dem i det andra dokumentet.

Att flytta sidor är busenkelt. Hugg tag i en sida och dra den till listan över miniatyrer. Släpp där den ska ligga. För att radera sidor markerar du dem och trycker helt enkelt på backsteg/delete.

Fyll i formulär

En del pdf:er är formulär där du kan fylla i text i förutbestämda fält. Det används ofta för ansökningsblanketter av olika slag, men kan också användas för kontraktsmallar och diverse andra dokument.

Fyll i

För att fylla i ett sådant dokument klickar du helt enkelt i ett textfält och skriver in texten. Tabb-knappen byter till nästa fält precis som i ett webbformulär.

Om du tycker texten blir ful eller inte får plats kan du istället välja att skriva in text manuellt med textverktyget. Då kan du inte redigera texten i efterhand efter att ha sparat filen, men det kan ändå vara ett praktiskt sätt att fylla i ett formulär utan att behöva skriva ut det och skriva med penna.

Kommentera i pdf:erna

Med Förhandsvisning kan du lägga till grafiska former, textkommentarer i form av rena textfält eller pratbubblor. Detta fungerar för både bilder och pdf:er, men för de senare har programmet ytterligare några funktioner.

För att se alla verktyg kan du antingen klicka på verktygsknappen uppe till höger att välja Verktyg -> Visa märkningsverktygsfältet (shift-cmd-a).

Verktyg

Utöver verktygen i verktygsfältet finns två andra verktyg. Knappen med en fyrkant och en pil använder du för att rotera en sida, vilket kan behövas om du jobbar med ett skannat dokument. Det andra är Märkningsverktyget, med en märkpenna som ikon. Du kan märka text antingen genom att klicka på verktyget, välja en färg och sedan rita upp den bit av texten du vill märka, eller tvärt om (markera texten först och välj sedan färg). Det märkta stycket dyker upp i sidopanelen om du har valt Markeringar och Anteckningar.

Det finns också två andra val: över- och understrykning. Det första stryker över text och visar tydligt vad som inte ska vara med, medan det andra fungerar mer som ett sätt att påpeka att en viss text är viktig, utan att för den skull lägga till en markeringen i sido­panelen. Du kan även kombinera de olika markeringsalternativen.

För att ta bort en märkning börjar du med att visa Markeringar och anteckningar i sidofältet. Markera sedan den märkning du vill ta bort och tryck backsteg/delete.

Anteckningar

Det första användbara verktyget är Anteckning, vars ikon är ett litet anteckningspapper med text på, mellan tankebubblan och signaturverktyget. För att använda det väljer du det och klickar någonstans på en sida så dyker en liten anteckning upp där du kan skriva in vad du vill.

Anteckning
Vanliga anteckningar lägger du till med Anteckningverktyget. De passar bäst för anteckningar som rör hela sidan.

Du kan flytta dessa anteckningar och placera dem var du vill, men de är inte kopplade till någon viss text och passar därför bäst för allmänna anteckningar och inte sådant som har med ett visst stycke att göra.

Textkopplad anteckning

För att skapa anteckningar till specifika delar av texten måste du först markera texten med en färg (med Märkningsverktyget) och sedan höger/ctrl-klicka på texten. Då får du fram alternativet Lägg till anteckning, som fungerar precis som den andra anteckningen men hör till denna text.

Lägg in din signatur

För inte alltför länge sedan lade Apple till ett verktyg för att lägga till en signatur i pdf-filer via Förhandsvisning. Detta innebär i praktiken att du kan infoga en bild på din namnteckning i en existerande pdf-fil.

Förväxla inte detta med så kallade digitala signaturer, som är en krypteringssäkrad metod att visa att det verkligen är du som har skrivit under en digital fil. Förhandsvisnings metod är betydligt mer vardaglig och passar bättre till en enkel skuldsedel till en kompis än för att underteckna viktiga dokument.

Öppna Inställningar i Förhandsvisning och välj Signaturer. Klicka på knappen för att skapa en ny signatur. Sedan måste du signera ett tomt vitt papper med en hyfsat kraftig penna så att signaturen blir väldigt tydlig, och hålla upp den framför Macens kamera. Titta på förhandsvisningen till höger och trixa med papperet tills det ser bra ut och tryck Godkänn så sparas namnteckningen.

När du vill signera en pdf väljer du signaturverktyget från redigeringsverktygsfältet, eller från menyn Verktyg Anteckna Signatur. Klicka där du vill ha signaturen och ändra storlek på den om det behövs. Spara.

Din Mac måste ha en inbyggd kamera eller styrplatta för att kunna använda funktionen. Om du har en Mac Mini eller Mac Pro behöver du alltså en Magic Trackpad om du vill signera med Förhandsvisning.

Markera text

Du kan inte redigera innehållet i en pdf med Förhandsvisning, men du kan enkelt kopiera text och klistra in i andra program som Textredigering. Se till att inget annat verktyg är markerat, och börja markera ett stycke text. Kopiera och klistra sedan in var du vill. Ett tips kan vara att välja Klistra in och matcha stilen (skift-alt-cmd-v), för pdf-text har ofta konstig formatering som följer med.

Markera text
Genom att hålla nere alt-tangenten kan du i både Förhandsvisning och många andra program markera text mycket friare än med enbart musknappen. Rita upp en ruta så markeras enbart alla tecken inom den.

Men hur går det om du vill kopiera text från flera kolumner och inte all text på sidan? Med det vanliga markeringsverktyget går inte det, men Apple har ett riktigt äss i skjortärmen (som fungerar i de flesta andra program där du kan markera text) – håll nere alt-tan­genten så kan du markera text i en rektangel, inklusive text från olika rutor eller kolumner. Texten klistras in som ett stycke per avdelning du kopierat från.

Du kan också använda Rektangulär markering (längst till höger i redigeringsverktygsfältet). Markera en del av en sida och kopiera. Klistrar du in i Textredigering eller många andra program kommer innehållet att dyka upp som en bild du inte kan redigera, men i Förhandsvisning kan du välja Arkiv Ny från urklipp och vips har du en ny pdf-fil med enbart det innehåll du kopierade. Även Mic­rosoft Word kan klistra in pdf-urklipp.