Program: JFS, UNI_BAS, Stelvio, StepOne, iOrdning, Books.
Webbprogram: Fortnox, SpeedLedger, e-conomic och Specter.

Utbudet av ekonomisystem för Mac är fortfarande skralt i jämförelse med Windows-världen. Men under de senaste åren har det hänt något som skruvat upp temperaturen avsevärt i kategorin: molnet har dragit in med webbaserade system, där kunden sköter sin administration direkt i webbläsaren. Detta ger en rad fördelar, främst i form av ökad flexibilitet. Du kan nå ditt ekonomisystem var som helst. Den där fakturan som du inte hann skicka innan du for iväg på semestern kan enkelt fixas från ett internetcafé i Thailand eller från vilken annan Internetuppkopplad dator som helst. Du kan också kommunicera med andra som kan behöva tillgång till ditt system: personal som jobbar hemma eller din revisor, till exempel.

Till de webbaserade systemens nackdel talar små frågetecken kring säkerheten samt just det faktum att systemen är webbaserade: för att kunna jobba måste du ha en fungerande internetuppkoppling, och förbindelsens kapacitet har viss inverkan på ditt jobb.

De system vi valt att testa är sex traditionella programvaror: Stelvio, iOrdning, StepOne, JFS, UNI_BAS och Books by HansaWorld samt fyra webbaserade tjänster: Fortnox, Specter, e-conomic och Speedledger.

Några fakta om systemen är värda att påpeka redan så här inledningsvis. Utvecklingen av systemet JFS är numera nedlagd, och programmet finns i en gratis open source-version. Den version av StepOne som vi testat är en betaversion av StepOne Integra nxt 2.0, en ny version som inte lanseras officiellt förrän i höst.

Rond 1: Komma igång


Montanias ekonomisystem StepOne lanserar en ny version av sitt ekonomisystem under hösten. MacWorld har testat en beta av den nya versionen, som bland annat fått ett modernare gränssnitt.

Innan du ens kan sätta igång med ditt program måste du ta ett beslut om vilken programvara du ska satsa på. Därför är det ju en väldig tur att du just nu sitter och läser det här testet!

Men även efter läsningen kommer du ha frågor som du själv måste svara på innan du kan besluta vilket system du ska satsa på. Du måste ställa dig frågan vad du kommer att använda systemet till, nu och ett tag framöver, och därifrån gå vidare för att hitta rätt system. De flesta av leverantörerna i vårt test erbjuder en rad olika varianter av sina program. Vissa är uppdelade i moduler, andra i olika paket där en grupp moduler ingår. Tänk efter noga, och utgå inte bara ifrån priset. Det kan ibland vara vettigt att satsa lite extra och få något som verkligen fungerar och passar ditt företag. Alternativet kan bli att du faktiskt köper dig återkommande problem och extraarbete, som kunde eliminerats helt om du valt rätt från början.

Avsikten med det här testet är att hjälpa dig så långt som möjligt på vägen till rätt beslut. Hela vägen kan vi dock aldrig komma. Alla företag har olika behov och den som känner de behoven bäst är du själv. Men när du väl tagit ditt beslut, börjar det roliga. Det är dags att sätta igång, och att sätta igång en programvara är normalt sett inget svårt. Det gäller även för de allra flesta ekonomisystemen. En nedladdning och i något undantagsfall en installations-cd, några klick, drag och släpp så är programmen igång.

Men det finns några undantag bland de program vi testat. Krångligast blir det med Books by Hansaworld. Företagets webbplats är svår att överblicka, den byter oväntat språk mellan svenska och engelska och den version som vi till slut laddar hem visar sig vara engelskspråkig med brittiska momskoder och femsiffriga kontonummer med engelska namn. Med hjälp av supporten får vi systemet att fungera, men igångsättningen är krånglig. Den innefattar många steg som inte känns direkt logiska. Varför måste man till exempel importera grunddata om man ändå inte kan välja kontoplan?

Igångsättningen av programmet Stelvio stöter också på lite patrull i form av diverse strul med lösenord. Inget värre än att det går att lösa för den vanlige användaren, men ändå ett irritationsmoment.
JFS ger lite vibrationer från forna tider. Vid installationen måste man bland annat mata in en lång kod med siffror och bokstäver, trots att programmet är gratis.

Programmet UNI_BAS går smidigt att installera, men lägger sig av någon anledning direkt i hårddiskens rotbibliotek istället för i programmappen, som alla andra program gör. Den äldre versionen av programmet StepOne lägger sig till och med i programmappen även när man väljer en annan mapp i installationsproceduren.

iOrdning får vi tillsänt på cd av leverantören Aderstedt Software. Programmet finns även att ladda ned på företagets webbplats.
De fyra webbaserade systemen är alla enkla att komma igång med. De är ganska olika sinsemellan, och programmet SpeedLedger lockar med den attraktiva funktionen att kunna koppla ihop bokföringen direkt med konto i din internetbank.

Här kör vi emellertid fast direkt med diverse frågor kring olika bankers system och om man behöver ha med både clearing- och kontonummer i sin registrering. Och vad är egentligen clearing- och kontonumret till exempelvis i ett Plusgirokonto? Frågorna reds dock raskt ut med hjälp av SpeedLedgers support. Företaget satsar hårt på att hjälpa kunderna igång och bjuder på en timmes igångsättningshjälp via telefon eller webb.

De övriga tre webbaserade systemen är också mycket enkla att komma igång med. Alla går att köra i Firefox för Mac, men SpeedLedger är det enda som fungerar även med Safari.
Samtliga program har sedan olika rutiner för inmatning av grunduppgifter, men i de flesta fall går detta galant. Återigen utmärker sig dock Books by Hansaworld, där man till exempel måste gå in manuellt och skapa räkenskapsår.

Rondvinnare: Fortnox


Rond 2: Importera & exportera


När du importerat transaktionerna från ditt bankkonto till SpeedLedger, är en stor del av jobbet redan gjort. Nu räcker det att berätta för systemet vad det är för typ av transaktion du gjort.

I början känns det kanske inte så viktigt. Men ju längre du drivit ditt företag, och ju mer förståelse du får, desto större behov får du av att importera och exportera information ur ditt ekonomisystem. Att bara printa ut saker och ting på papper är inte alltid tillräckligt.
Det kan handla om att exportera adresser för att göra ett marknadsföringsutskick - eller att importera adresser för att göra samma sak. Eller så vill du av någon anledning byta ekonomisystem, och då dyker frågan om export och import alltid upp.

Vissa grundläggande exporter måste systemet klara av. Det handlar främst om den så kallade SIE4-filen, som man till exempel kan skicka till sin revisor när det är dags för den årliga revisionen. Det är egentligen en helt vanlig textfil som är uppställd på ett standardiserat sätt, och som visar alla transaktioner under perioden enligt en färdigdefinierad mall.

I den här ronden av vårt test putsar Books by Hansaworld sin image en del. När man väl förstått att man ska in under rubriken ”Rutiner”, så hamnar man direkt rätt och kan välja om man vill importera eller exportera. Exportmöjligheterna är stora och det är enkelt att förstå hur man ska göra. Importmöjligheterna är mer begränsade och här är systemet inte lika logiskt uppbyggt.

iOrdning erbjuder få möjligheter till export och import, men klarar grundkravet med SIE-filen. JFS erbjuder möjligheter till import och export av flera register, exempelvis kunder och produkter. Ett försök att importera en kundfil misslyckas dock, trots försök med både excel- och XML-fil.

De här sakerna är rätt svåra, och brukar ta ganska mycket tid. Få av systemen vi testat klarar vårt försök med import av en kundfil hela vägen. I vissa fall lyckas det som sagt inte alls, i andra fall blir det problem med teckenkodning och alla å, ä och ö blir skräptecken. Det enda system som klarar importen hela vägen är Stelvio, men först efter att två kontakter med supporten.

Annars utmärker sig e-conomic som en av de bättre i denna klassen. Det finns gott om möjligheter till import och export och vårt test med kundregistret går galant att genomföra hela vägen på egen hand. Tyvärr solkas bilden ned av teckenkodningen som krånglar. Detta är för övrigt ett av de få kvarvarande och återkommande problemen när det gäller integrationen mellan Mac- och Windowsvärlden: teckenkodning i just kalkylark har en tendens att krångla på just detta sätt. Detta bekräftas av SpeedLedgers support som konstaterar att importfilen måste sparas i Windowsformat, eftersom definitionerna av särskilda tecken och radbrytningar skiljer sig åt.

Fortnox och Specter har inga direkta importmöjligheter att tala om, men erbjuder å andra sidan gratis hjälp med import av exempelvis kundregister. Exportmöjligheterna är däremot ganska stora, med ett urval rapporter som kan exporteras eller sparas som fil.

I SpeedLedger är import- och exportmöjligheterna ganska klena. Baskravet med SIE-filerna är uppfyllt och man kan även importera till exempel kontoplan, men inte mycket mer därutöver.

StepOne Integra nxt, där vi testat en beta av version 2.0 som lanseras under hösten, har inga funktioner alls för export och import i det system vi testat. Men leverantören Montania informerar om att export- och importmöjligheterna i version 1.6 kommer att finnas med även i 2.0, men med lite moderniserade layouter. För den avancerade användaren erbjuder Montania dessutom möjligheten att skapa egna export- och importmallar, vilket ger i princip oändliga möjligheter i utbyte mot en viss arbetsinsats. Du kan också få hjälp av Montania med detta, men då får du räkna med ett konsultarvode vars storlek beror på tidsåtgången.

Även UNI_BAS erbjuder möjligheten att skapa egna rapporter, och har dessutom ett antal färdiga funktioner. Men även här är tröskeln ganska hög, och för att exempelvis kunna importera ett kundregister måste du skapa en textfil som är formaterad på exakt rätt sätt.

Rondvinnare: Stelvio


Läs vidare i testet här:


Fakta

Vi har testat ett antal normala arbetsmoment som till exempel registrering av ett nytt företag med grunduppgifter och så vidare. I programmen har ett antal standardmoment testats, som exempelvis registrering av nya kunder, artiklar och fakturor. Dessutom har varje system utsatts för en lite knepigare uppgift, som dock är ganska vanlig: att importera ett kundregister.

Därutöver har programmens funktioner undersökts, och information om funktioner och priser har sökts fram via leverantörernas webbplatser. Supporten har testats genom kontakt via mejl, chatt eller kontaktformulär.