1. Sök: Skriv in namnet eller en del av namnet på den åtgärd du letar efter. Resultatet listas i åtgärdskolumnen. 2. Åtgärder: Här visas de olika uppgifter som går att styra i olika program. Markera ett program i bibliotekskolumnen för att se vilka möjligheter du har i just det programmet. Det är de här åtgärderna du sedan drar till huvudrutan till höger. Du kan också dubbelklicka på dem så läggs de till i slutet av arbetsflödet. 3. Kör / Stopp: När du är klar med ditt arbetsflöde, eller bara vill testa så att det (eller en del av det) fungerar som du tänkt dig klickar du bara på Kör-knappen för att starta flödet. 4. Bibliotek: Här listas alla program som går att automatisera med Automator. Längst ner (ej synligt i bild) finns också mappar där Apple lagt ett par exempel och där du kan spara dina egna arbetsflöden. 5. Beskrivning: Om du markerar en åtgärd visas en förklaring av den här, ofta tillsammans med en beskrivning av de olika alternativ du har att välja mellan. Här finns också två viktiga termer: Indata och Resultat, som berättar vilken typ av information den här åtgärden vill ha för att kunna göra sitt jobb, samt vad den lämnar vidare till nästa steg i arbetsflödet. 6. Status: När du har ett arbetsflöde igång ser du vad som händer här. 7. Arbetsflödet: Automators hjärta: här byggs själva arbetsflödet upp. Arbetsflödet börjar med översta åtgärden, Steg 1, och fortsätter sedan nedåt enligt de instruktioner som varje åtgärd innehåller. Om du vill omorganisera bland åtgärderna är det bara att dra dem i rätt ordning, och genom att dubbelklicka på den grå namnlisten fälls de ihop. Praktiskt när man vill göra lite längre arbetsflöden överskådliga.


Kärnan i Automator är de olika åtgärderna som program kan utföra. Det är också det som gör Automator så enkelt och roligt – om du är rädd för att vi snart ska börja prata skriptspråk, programmering och annat tekniskt behöver du inte sluta läsa här. Det fina med Automator är nämligen att inget sådant behövs! Det är dock bra att förstå grunderna i hur Automator fungerar och hur arbetsflöden byggs upp och jobbar.

Ett arbetsflöde består av ett antal åtgärder. »Åtgärd« är en lite torrare term för »instruktion«, det vill säga små funktionsklossar med kommandon som »skapa en ny mapp«, »spara bilden« eller »skicka e-posten«. Varje åtgärd är ett eget steg i arbetsflödet, men kan dessutom vara förbunden med andra steg, det vill säga andra åtgärder. Även om det är fullt möjligt att skapa ett arbetsflöde med en massa fristående åtgärder, vill man oftast bygga ihop lite mer komplexa instruktioner. Till exempel tanka hem alla nya bilder från digitalkameran, beskära dem, lägga dem i en ny mapp i bildmappen och sedan skicka miniatyrer till farmor.

För att skapa ditt arbetsflöde drar du åtgärderna till rätt plats i Automator, och lägger dem i rätt ordning. Vad som är rätt ordning är inte alltid helt bestämt, men oftast är det rätt lätt att lista ut om man följer sitt sunda förnuft. En mapp måste till exempel skapas innan objekt kan placeras i den, och text måste kopieras innan den kan klistras in någon annanstans.

Se upp för Filevault!
Många är de användare som testat Automator och slitit sitt hår i förtvivlan över att inte ens de enklaste åtgärder verkar fungera. Anledningen är Filevault, den säkerhetsfunktion i OS X som krypterar filer i realtid, men dessvärre ofta sätter käppar i hjulen för Automator. Lösningen är lika enkel som trist: stäng av Filevault, eller flytta de filer som Automator ska jobba med till en okrypterad hårddisk.

Roboten är din vän
Däremot finns två andra termer som är helt nödvändig att hålla reda på för att dina arbetsflöden ska fungera: indata och resultat. Få inte panik nu, det låter trist och tekniskt, men i själva verket är begreppen mycket logiska och lätta att bemästra. Indata är vad en åtgärd förväntar sig att ta emot när den startar. För att återanvända exemplet ovan: om du väljer åtgärden »klistra in« måste det finnas något att klistra in. Resultat är vad åtgärden lämnar efter sig; åtgärden »kopiera« resulterar till exempel i att något kopieras till urklippsminnet, där nästa åtgärd kan hämta informationen och göra något med den. Tänk dig arbetsflödet som ett industriband med robotar, där varje robot bygger vidare på det som roboten innan skickar nedför bandet. Om en robot ska kunna fylla på läsk i en flaska måste roboten innan ha ställt dit flaskan. Sedan kan roboten längre ner i ledet knuffa till flaskan så att den välter, så att robot nummer fyra, som råkar vara en rastlös städrobot, inte behöver gnissla kugghjul av tristess hela dagen. Sådär – vi sade ju att det var enkelt, eller hur?

Dina arbetsflöden är helt beroende av att indata och resultat fungerar smidigt, men för att uppgiften inte ska bli alltför betungande har Automator ett mycket tydligt sätt att visa detta.
Titta på vårt exempel ovan. Notera hur varje steg visar hur indata och resultat hänger ihop. En åtgärd kan som regel endast behandla en typ av data, så för att kunna göra till exempel en pdf-fil av en bild behöver man konvertera informationen.


Ibland blir det fel. Ingen kedja är starkare än dess svagaste länk. Om något steg i arbetsflödet inte fungerar, fungerar till slut ingenting.

Dominobrickor
I vårt exempel på föregående sida har vi skapat ett arbetsflöde som tar alla idag inkomna e-postmeddelanden och bakar ihop dem till en textfil med namnet »Senaste posten« som läggs på skrivbordet. Lägg märke till steg 2, markerat med blått, som tar emot indatan »E-brev« och lämnar ifrån sig resultatet »Text«.
Om datatyperna matchar kommer arbetsflödet också att fungera – förutsatt förstås att du lagt upp dina åtgärder korrekt och att den nödvändiga informationen finns där. Om datatyperna inte matchar varnar Automator för detta genom att rödmarkera indata- eller resultat-informationen. Det betyder antingen att du placerat någon åtgärd på fel ställe, eller att du behöver lägga till en extra åtgärd emellan, som en slags tolk. (Om du lekte med dominobrickor som barn är det nu du kan säga »Aha...« med nostalgi i blicken). Om det var ett medvetet val, och åtgärderna inte ska vara länkade till varandra, kan du i stället klicka på den lilla triangeln bredvid indatatypen och välja »Ignorera resultaten från föregående åtgärd«. (Detta går bara att göra med åtgärder som klarar sig som fristående, därför finns inte möjligheten hos alla åtgärder.) Du ser sedan direkt att länken mellan stegen brutits.


Ignorera. Du kan ignorera olika steg i processen. Då bryts länken mellan desa steg.

När du är klar med ditt alldeles egna, smarta lilla arbetsflöde (eller det superlånga, komplicerade som du snott från webben – erkänn!) vill du förstås spara det för framtida bruk. Här finns två varianter: Spara som arbetsflöde eller program. Vilken ska du då välja? Enkelt: Arbetsflöden som sparas som arbetsflöden (puh!) öppnas i Automator och kan redigeras där, och även köras därifrån. Om du väljer programalternativet skapas i stället ett fristående litet program som du kan köra genom att dubbelklicka på det. Det finns också ett tredje alternativ: nämligen möjligheten att spara flödet som insticksprogram. Om du till exempel skapat ett arbetsflöde som gör en pdf-fil av ett par bilder och skickar iväg den med e-posten kan du spara hela arbetsgången som en insticksfil för till exempel iPhoto. Sedan når du enkelt flödet inifrån iPhoto nästa gång du behöver det.

Sätt igång nu!

Så där! Då var vi klara med introduktionen. Nu är det dags för dig att dra igång Automator och testa själv. Ovan har vi samlat några smarta arbetsflöden som du kan testa, eller bygga vidare på. Låt fantasin flöda!


Skapa ett fotoalbum från bilderna på en webbsida Arbetsflödet plockar bilder från valfri webbsida i Safari och lägger dem i ett nytt album i iPhoto. Stegen är följande (beskrivna som Bibliotek:Åtgärd):


Öppna Safari och surfa till den sajten du tänker använda. Hämta url:en (webbadressen) för den sida som ligger i Safaris översta fönster.


Välj »Som länkas till« om bilderna är länkade till via små tumnagelbilder. Om du däremot vill hämta exakt de bilder som syns på sidan väljer du »på dessa webbsidor«.


Välj en plats dit bilderna laddas ned, till exempel mappen Bilder, eller skapa en ny mapp på skrivbordet.



Här importeras bilderna till iPhoto från mappen i steg 3. Öppna Alternativ-fliken och markera »Visa åtgärd vid vid körning« så tillfrågas du om vad det nya albumet i iPhoto ska heta.



Jobbar du mycket i ett specifikt program vill du kanske ha en aktuell säkerhetskopia med bara de filerna. Vårt exempel utgår från Pages, men du kan lätt ändra, eller lägga till fler filtyper i steg 1.

Sortera ut de dokument som ska säkerhetskopieras. Vi har valt filändelsen pages för Pagesdokument, men det går lika bra att skriva doc, txt, tiff, mp3 eller något helt annat.


Filerna som hittades i förra steget komprimeras här till ett zip-arkiv för att ta mindre plats, och läggs sedan på skrivbordet.


Det här steget förutsätter att du har en cd-brännare kopplad till din dator. Arkivet från förra steget bränns nu till skivan, som därefter verifieras för säkerhets skull. Till slut läggs den på skrivbordet, det vill säga monteras i Finder.



Arkivet som skapades för att brännas behövs inte längre, och kastas i papperskorgen. Notera att originalfilerna inte rörts på något sätt under hela arbetsflödet.



Det här arbetsflödet är lite trixigt, i all sin enkelhet. Hemligheten ligger i att inte använda sig av åtgärden »Lägg till bilagor« i det översta brevet, en åtgärd som känns logisk men paradoxalt nog gör att just detta arbetsflöde inte fungerar.


Första åtgärden gör att iTunes öppnar en dia-logruta där du får välja låtar ur biblioteket. Kryssa för Tillåt flera val för att kunna markera fler än en låt. Notera hur åtgärden lämnar ifrån sig filer som resultat – som i nästa steg matas in som indata. Inget extra steg behövs därmed för att låtarna ska läggas som bilaga till e-postmeddelandet som skapas.


Här skapas ett nytt e-postmeddelande, med den informationen du angett. Genom att lämna fältet för mottagare tomt och i stället kryssa för Visa åtgärd vid körning i Alternativ-fliken får du möjlighet att fylla i uppgifterna när arbetsflödet körs.



Brevet med låtarna som bilagor skickas iväg automatiskt. Om du tar bort det här steget lämnas i stället brevet öppet kvar i Mail, och du får själv välja om det ska skickas eller vara kvar för senare användning.


Ladda ned våra exempel!
För att ge din nya Automatorkarriär en knuff i ryggen har vi sparat alla exempel i denna artikel i ett zip-arkiv som du kan ladda hem, och komma igång ännu snabbare! Hämta filen helt gratis på
forum.macworld.se/automator/exempel.zip