Airtable är en onlineplattform för att skapa, använda och dela små relationsdatabaser. Den är inte redo för stora företagsanvändare ännu (men det är på gång). Om du vill ha hjälp med att hantera data för personligt bruk eller vill använda det i ett litet företag eller vill dela dina data med andra så kan Airtable vara helt rätt. Vill du dessutom att användarna ska ha tillgång till dina data överallt så går du bara till airtable.com och loggar in. Det kostar ingenting att komma igång (och nästan ingenting att använda).

Första databasen: Leta bostad

Det finns ett par dussin databaser som du kan börja med. I Airtable kallas en databas för ”Base”. Du kan också importera en csv-fil eller klistra in information från ett kalkylark. Men det är enkelt att bygga en egen databas, därför gör vi det. Eftersom det är enklare att visa hur det går till så gör vi det också.

Föreställ dig att du är i en stad och letar efter bostad och din partner är oturligt nog kvar hemma och packar. I ditt nya Airtable-konto på hemsidan klickar du på New Base, döper din databas och dubbelklickar på namnet för att öppna den. Det finns tre kolumner från början: Name, Notes och Attachments.

I Airtable innebär Name-fältet en unik beskrivning av varje rad eller post, så här använder du fältet för adresser till bostäder. Skapa två eller tre kolumner till med pris, område och betyg – sedan kan du sätta igång. Allt det klarar du av på ungefär en minut.

En sista sak, innan du ger dig ut på visningar, ladda ned Airtable appen till din Iphone och använd den för att logga in på ditt nya kontor. Det finns en app för Ipad också, en för Android finns i betaversion och kommer att släppas senare i år.

Airtable
Här är vår enkla bostadsvisningsdatabas i webbläsaren på en dator.

Andra databasen: I mobilen

När du är ute på visningar startar du Airtable-appen på din mobil, öppnar bostadsdatabasen du skapade tidigare, klickar på en tom rad och lägger in adress, pris med mera för varje objekt du är intresserad av. Klicka på kolumnen Attachments och sedan på kameraikonen om du vill ta bilder av bostaden. De kommer automatiskt att sparas i databasen. Appen fungerar bra på telefonen. Om den är inställd rätt kan adresserna öppnas i Kartor och du kan klicka på telefonnumren för att ringa. Det finns till och med en streckkodsläsare om du vill skanna streckkoder.

Går du på många visningar i samma område tröttnar du säkert på att skriva in samma beskrivning om och om igen. Då går du in i postvyn och klickar på Customize Fields, sedan klickar du på fältet för område (Neigborhood) och ändrar fälttyp till Single Select. Spara och gå ut ur databasredigeraren. Nästa gång du skapar en ny post och klickar på områdesfältet så kommer du att få förslag på fältinnehåll och du behöver bara skriva in något om det gäller ett annat område.

Airtable post
Vy med en bostadspost i visningsdatabasen. Om du klickar på kameraikonen kan du ta en bild av bostaden och spara den direkt i databasen.

 Det här händer: du lägger inte bara in data (och foton) i databasen från din Iphone, du ändrar i databasstrukturen. Behöver du ett fält till? Kanske för att lägga in yta? Klicka på Customize igen och lägg till ett fält, eller flera. I din mobil. Du kan faktiskt skapa hela databasen i mobilen, men det kändes lite som överkurs.

Airtable app
I Airtable-appen kan du lägga in och titta på dina data, men även ändra i själva databasen. Här ändrar du datatyper, lägger till rader med mera.

När du delar din databas kan din partner lyfta blicken från flyttkartongerna, gå in i databasen och se vad du lagt in. Det går också att lägga in uppmuntrande kommentarer (”Skojar du? Det där ser ut som ett riktigt råtthål!”). Kommentarerna synkas åt båda hållen (”Men titta på priset! Ett riktigt renoveringsobjekt!”). Om du vill att någon annan, till exempel barnen, ska få se men inte kunna ändra, ställer du bara in deras åtkomst på det.

Tredje databasen: En välgörenhetsmiddag

Du kan till och med ge åtkomst till människor som inte har Airtable. Om du till exempel arrangerar en välgörenhetsmiddag skapar du en svarsblankett kopplad till databasen för de inbjudna. Du ger dem webbadressen till blanketten där de fyller i sin egen information (namn, kommer eller kommer inte, antal gäster med mera).

Airtable blankett
I Airtable kan du skapa online blanketter som alla med tillgång till webbadressen kan fylla i. I det här exemplet används blanketten för att låta gästerna vid en välgörenhetsmiddag svara på inbjudan.

När svaren kommer in via onlineblanketten kan du börja med bordsplaceringen. Här kan Airtable hjälpa till. Lägg till en ny kolumn till listan med inbjudna och välj Link to another table. Klicka på den kolumnen för att länka gäster till olika bord. Grattis! Du har just skapat en relationsdatabas, förlåt ”Base”.

I det här läget vill du förmodligen också utnyttja Airtables kalkylfunktion. En rullgardinskolumn i tabellvyn håller reda på hur många gäster som placerats vid varje länkat bord och en kolumn i vyn med inbjudna speglar den informationen så att du kan se om det finns tillräckligt med platser kvar vid bord 11 för att få rum med ytterligare fem gäster.

Airtable kalkyl
Airtable har olika kalkylkolumner där du kan göra en hel del. I den här vyn ser du att bord 3 (med plats för åtta) har för många gäster.
Sida 1 / 2

Innehållsförteckning